Bij Coppa hebben we benchmarkinformatie, inzicht in de producten en de markt, en up-to-date ervaring van onze eigen inkopers om zo niet alleen naar de huidige situatie van een organisatie te kijken, maar concrete voorstellen te kunnen doen om besparingen te realiseren. Lees meer over wat een spendanalyse is, welke data je in een gedegen spendanalyse meeneemt en wat het resultaat van een spendanalyse is.

Van overzicht naar analyse, van spreadsheet naar kompas

De spendanalyse begint met het definiëren van de scope van een spendanalyse. De scope van een spendanalyse is over het algemeen beperkt tot de exploitatiekosten van een organisatie. Dit betekent dat alle kostensoorten uit de boekhouding onder de scope van een spendanalyse vallen. Dit zijn de kosten die over een periode zijn gemaakt en in principe terugkerend zijn. De kostensoorten uit de boekhouding zijn historische data en dit is het beste perspectief om te bekijken. Als we het over spend hebben, bedoelen we dus jaarlijks terugkerende exploitatiekosten.

In een gedegen spendbestand komen een aantal boekhoudkundige dimensies terug, namelijk leverancier, kostensoort en kostenplaats. Zonder deze dimensies is een spendanalyse onmogelijk. Afhankelijk van het boekingsgedrag kan je de spend op basis van kostensoorten of leveranciers toekennen aan een inkooppakket. Een inkooppakket is een logische clustering van spend dat in één inkoopproject gecontracteerd kan worden. Voorbeelden zijn voeding, afvalverwijdering en hechtmateriaal. Voeding kan weer onderverdeeld zijn in subpakketten, zoals DKW (droge kruidenierswaren) en vers. De spendanalyse geeft aan wat de beste optie is: het hele inkooppakket in één keer inkopen of opbreken in percelen.

Per inkooppakket volgt een analyse van de spend. Je kijkt niet alleen naar de prijsstellingen en wanneer en op welke manier deze tot stand is gekomen, maar ook naar het aantal leveranciers, de verdeling van spend en wie er intern afnemers zijn. Daarnaast kijk je naar de markt om zo te bepalen wat het besparingspotentieel van dit pakket is. Een spendanalyse heeft dus als doelstelling om de besparingspotentiëlen van de verschillende inkooppakketten te identificeren en een inkoopkalender te bepalen. Hoe je vervolgens besparingspotentiëlen inzichtelijk krijgt, volgt in blog 2 van deze reeks.

De inkoopkalender als tactische planning

Als het besparingspotentieel bekend is, maak je een inschatting van de complexiteit van deze projecten. Dit is afhankelijk van marktfactoren, externe ontwikkelingen en de interne organisatie. Hierdoor is het mogelijk te bepalen waar de komende periode de prioriteiten van de afdeling inkoop liggen. Welke projecten start je op en waar besteed je de capaciteit van inkopers en interne collega’s aan? Dit vormt samen de inkoopkalender. De inkoopkalender is dus de tactische planning van de afdeling inkoop bestaande uit een projectenlijst en een gezamenlijke besparingsdoelstelling. Uitgaven overkomen je niet, maar die doe je en dat zie je weer terug in je exploitatie. In control zijn is een constante uitdaging voor de inkoopafdeling, zeker waar op veel locaties of afdelingen besteld wordt. Naar binnen kijken doe je met een spendbeschouwing, maar jezelf vergelijken met de concurrentie, inspelen op marktontwikkelingen en daarmee de prestaties